Dobra wiadomość jest taka, że w wielu przypadkach można uniknąć sytuacji, w której dochodzi do konieczności prowadzenia trudnych rozmów z pracownikami. Zdecydowanie lepiej nie doprowadzać do kłopotliwych sytuacji niż je potem naprawiać. Od czego zacząć?
Trudne sytuacje są najczęściej wynikiem niewłaściwej komunikacji. Można mieć pretensje do pracownika, że „nie dopytał”, „nie zrozumiał”, „powinien wiedzieć”. Szkopuł w tym, że jeśli nie wykażemy się myśleniem z perspektywy pracownika, to i tak konsekwencje niewłaściwej komunikacji (siedzenie po godzinach, „odkręcanie” czegoś przed klientem) poniesiemy my. Lepiej zatem zainwestować więcej czasu na doprecyzowanie komunikatu, niż denerwować się brakiem wykonania zadania lub wykonaniem go, ale niezgodnie z naszymi oczekiwaniami. Jak?
Zawsze dookreślaj cel
Powierzając pracownikowi zadanie opisz kontekst, w którym oczekujesz określonych efektów – krótko wytłumacz po co pracownik daną rzecz realizuje, czemu w całym projekcie ma służyć jego zadanie, co jest priorytetem, kto z efektów jego pracy będzie korzystał.
Zawsze dookreślaj termin realizacji zadania. To powinna być dzienna data, np. „Proszę prześlij mi raport do końca 17 lipca”. Konkretny termin lepiej zapada w pamięć, jest też łatwiejszy do wyegzekwowania.
Doprecyzuj wymierność zadania np.: Jakie dane ma zawierać raport? Ile w przybliżeniu stron ma zawierać oferta do pięciu, czy do dwudziestu pięciu? Ile telefonów ma wykonać pracownik w danym dniu? Wymierność zadania nakreśla oczekiwania zlecającego i podobnie jak doprecyzowanie terminu ułatwia jego egzekwowanie.
Unikaj słów „postaraj się”, „spróbuj”. Te słowa znacząco obniżają Twoją perswazyjność i motywację pracownika. Po takich komunikatach część pracowników bez większych wyrzutów sumienia może powiedzieć „Próbowałem, ale rozdzwoniły się telefony, no i nie zdążyłem”. Lepiej powiedz: „Zrób proszę to zestawienie”.
Jeśli przekazujesz bardziej złożone zadanie w trakcie spotkania – podsumuj jego najważniejsze elementy w ramach zakończenia. Zapytaj pracownika, jakie działania uważa za najważniejsze, co będzie mu potrzebne, skąd będzie czerpał potrzebne informacje. Dzięki temu sprawdzisz, czy zrozumieliście się we właściwy sposób. Na zakończenie spotkania poproś pracownika o podsumowanie najważniejszych ustaleń w mailu i przesłanie go do Ciebie (najlepiej do końca dnia, w którym odbyło się spotkanie).
Kiedy widzisz, że może być trudno
Jeśli w trakcie realizacji zadania widzisz, że pracownik podejmuje działania, czy przejawia zachowania, które nie wróżą dobrze zakończeniu przedsięwzięcia, nie czekaj na katastrofę – porozmawiaj z pracownikiem.
Na początku doceń go za to, co zrobił właściwie – znajdź jeden konkretny element. Dopiero potem przejdź do obszaru, który według Ciebie wymaga zmiany. Możesz zacząć od pytania o powody określonego działania. Pracownik może mieć przyzwyczajenia z poprzedniej firmy.
Zawsze odwołuj się do konkretnych zachowań pracownika, tego co zrobił lub czego nie zrobił, a nie do jego oceny jako człowieka. Możesz także pokazać konsekwencje określonego, błędnego działania dla firmy albo dla samego pracownika np. konieczność poświęcenia większej ilości czasu na pracę. Pokaż swoje dobre intencje, chęć pomocy i zaangażowanie.
Wytłumacz także jak Ty odbierasz określone zachowanie pracownika, jak ono wpływa na Ciebie, pokaż swoją perspektywę.
Warto pamiętać, że wiele trudnych sytuacji wynika z braku doświadczenia czy niewiedzy, a może także z braku umiejętności perspektywicznego myślenia. Jednak zdecydowana większość zachowań jest możliwa do zmiany, rozwoju czy doskonalenia. A rozwój podległego zespołu to zadanie wpisane w każde kierownicze stanowisko.
Autor: Anna Dolot
Artykuł ukazał się w portalu www.biznes.pl
