Co się zmienia? Najważniejsze założenia ustawy

W ostatnich latach cudzoziemcy stali się nieodzowną częścią rynku pracy w Polsce. W logistyce, produkcji, gastronomii czy opiece trudno wyobrazić sobie zespół bez pracowników z Ukrainy, Gruzji czy Uzbekistanu. Tymczasem dotychczasowy system legalizacji zatrudnienia nie nadążał za rzeczywistością – skutkował nadmierną biurokracją i brakiem przejrzystości.

Nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom ma to zmienić. Kluczowe założenia:

  • zniesienie tzw. testu rynku pracy, czyli obowiązku uzyskania informacji starosty,
  • możliwość tworzenia lokalnych list zawodów wykluczonych z dostępu dla cudzoziemców,
  • pełna cyfryzacja procedur – wszystkie sprawy prowadzone będą online,
  • obowiązek rejestracji umów w centralnym systemie,
  • nowe obowiązki dokumentacyjne i informacyjne po stronie pracodawcy,
  • ułatwienia dla specjalistów i pracowników sezonowych.

Elastyczne podejście lokalne zamiast testu rynku pracy

Zamiast ogólnopolskiej procedury, ustawa przewiduje lokalne listy zawodów wykluczonych z dostępu dla cudzoziemców – przygotowywane przez starostów i zatwierdzane przez wojewodów. Obowiązywać będą tylko w wybranych powiatach, np. tych z wysokim bezrobociem. Celem jest skrócenie procedur i lepsze dostosowanie zasad do regionalnych realiów rynku pracy.

Cyfrowa rewolucja – koniec z papierologią

Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców w całości przeniesie się do systemów online. Powstanie centralny rejestr umów, a pracodawcy i pracownicy zyskają dostęp do indywidualnych kont z możliwością śledzenia spraw w czasie rzeczywistym. System będzie zintegrowany m.in. z ZUS i KAS. Dzięki temu wzrośnie przejrzystość i skuteczność nadzoru.

Nowe obowiązki dla pracodawców

Zgodnie z projektem ustawy, zatrudniając cudzoziemców, pracodawcy będą musieli m.in.:

  • podpisywać umowy na piśmie i dostarczać tłumaczenia w zrozumiałym języku,
  • przekazywać kopię umowy do urzędu,
  • informować pracownika o prawie do przystąpienia do związku zawodowego,
  • zgłaszać online takie zdarzenia jak: niepodjęcie pracy, zmiana miejsca jej wykonywania, wcześniejsze zakończenie umowy.

Wprowadzone zostaną też ograniczenia w zakresie form zatrudnienia – umowy cywilnoprawne będą dopuszczalne tylko w wybranych zawodach określonych przez ministra pracy.

Kary dla nieprzestrzegających – nawet do 50 000 zł

Uwaga! Sejm 20 marca 2025 roku ostatecznie podjął decyzję o utrzymaniu podwyższonych kar dla pracodawców, którzy nie dostosują się do nowych przepisów. Choć Senat proponował ich wykreślenie, ostateczna wersja ustawy przewiduje grzywny od 3 000 do nawet 50 000 zł – w zależności od rodzaju naruszenia.

Sankcje będą stosowane m.in. za:

  • brak pisemnej umowy lub jej brak w zrozumiałym języku dla cudzoziemca,
  • niezgłoszenie umowy do właściwego urzędu,
  • powierzenie pracy cudzoziemcowi bez zezwolenia lub w zawodzie objętym lokalnym zakazem,
  • niepoinformowanie pracownika o jego prawach (np. o możliwości przystąpienia do związku zawodowego),
  • brak zgłoszenia zmian w warunkach zatrudnienia, takich jak miejsce pracy czy wcześniejsze zakończenie umowy.

Dzięki cyfryzacji całego systemu naruszenia będą łatwiejsze do wykrycia – a kary mogą być nakładane szybciej i skuteczniej niż dotychczas.

Wniosek? Nie warto ryzykować. Nawet drobne zaniedbanie może oznaczać poważne konsekwencje finansowe i wizerunkowe. Warto już teraz przygotować firmę i procedury na nowe obowiązki.

Ułatwienia dla specjalistów i wsparcie językowe

Nowa ustawa przewiduje również szereg udogodnień:

  • Zezwolenia krótkoterminowe dla pracy sezonowej (do 9 miesięcy rocznie),
  • Uproszczony dostęp do rynku pracy dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów (np. lekarzy, programistów),
  • Możliwość dofinansowania kursów języka polskiego z Funduszu Pracy – szczególnie dla pracowników sektora ochrony zdrowia.

Termin ważny dla pracodawców zatrudniających obywateli Ukrainy

Na mocy specustawy legalny pobyt obywateli Ukrainy w Polsce obowiązuje do 30 września 2025 r. Aby kontynuować zatrudnienie po tym terminie, warto już teraz rozpocząć procedurę uzyskania zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Wniosek składa pracownik, ale to pracodawca odpowiada za poinformowanie i przygotowanie odpowiednich dokumentów.

Jak przygotować firmę?

Wprowadzenie nowych przepisów to nie tylko zmiana w dokumentach – to konieczność przedefiniowania sposobu zarządzania legalizacją zatrudnienia. Oto pięć kluczowych kroków, które warto zaplanować już teraz:

1. Zdigitalizuj procesy
Nowe przepisy wprowadzają pełną cyfryzację legalizacji pracy cudzoziemców. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia lub dostosowania systemów IT do rejestrowania umów, komunikacji z urzędami i raportowania zmian. Warto już dziś przeszkolić zespół, przygotować procedury wewnętrzne i upewnić się, że firma jest gotowa na pracę w pełni online.

2. Przeprowadź audyt zatrudnienia i dokumentacji
Weryfikacja obecnych praktyk to podstawa. Sprawdź, na jakich umowach zatrudniani są cudzoziemcy, czy dokumentacja jest kompletna i aktualna oraz, czy wszystkie obowiązki informacyjne są spełnione. Warto również przeanalizować współpracę z agencjami zatrudnienia i przygotować się na zmiany dotyczące ich uprawnień.

3. Zaktualizuj wzory umów i przygotuj tłumaczenia
Nowe przepisy wprowadzają obowiązek zawierania umów na piśmie i przekazywania ich w języku zrozumiałym dla cudzoziemca. Warto już teraz zaktualizować wzory dokumentów o nowe elementy i przygotować ich tłumaczenia – szczególnie jeśli firma zatrudnia pracowników z różnych krajów.

4. Śledź lokalne listy zawodów
Zamiast ogólnopolskiego testu rynku pracy, wprowadzony zostanie mechanizm lokalnych list zawodów, w których nie będzie można zatrudniać cudzoziemców. Te listy będą opracowywane na poziomie powiatu i zatwierdzane przez wojewodów. Regularne monitorowanie tych danych to konieczność, by nie narazić się na przypadkowe naruszenie przepisów.

5. Zaplanuj działania z wyprzedzeniem
Wdrożenie zmian zajmie czas – zarówno organizacyjnie, jak i formalnie. Jeśli planowane są rekrutacje lub przedłużenia zatrudnienia po 30 września 2025 roku (szczególnie w przypadku obywateli Ukrainy), warto rozpocząć działania już teraz. Złożenie wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, aktualizacja umów czy przygotowanie dokumentów to procesy, których nie warto odkładać.

Nie czekaj na ostatnią chwilę – przygotuj firmę już teraz

Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców wchodzą w życie za kilka miesięcy. To wystarczająco dużo czasu, by wdrożyć nowe procedury, uporządkować dokumentację i zyskać przewagę nad tymi, którzy będą działać dopiero „na wczoraj”. Zareaguj wcześniej. Postaw na porządek, bezpieczeństwo i gotowość do działania. Nowe przepisy mogą stać się Twoim atutem – jeśli dobrze je wykorzystasz.